Hoe u de beste ISMS-, PIMS-, BCMS- of IMS-softwareoplossingen kiest

De top tien kenmerken van een ISMS

Uw ISMS moet voor u werken, en niet andersom. Als uw ISMS deze kenmerken niet als absolute basislijn heeft, zult u eindigen met een minder effectief ISMS en veel harder werken dan nodig is. Deze gids vat de belangrijkste kenmerken samen die elk ISMS moet hebben om uw bedrijf daadwerkelijk te kunnen helpen.

Het kiezen van de juiste software zal:

• Versnel uw succes en behaal eerder de doelstellingen van uw organisatie
• Verbeter de zichtbaarheid van uw managementsysteem
• Vergemakkelijk de coördinatie binnen uw organisatie en daarbuiten
• het risico te verminderen
• Lagere totale eigendomskosten
• Bouw het vertrouwen en de capaciteiten op van belanghebbenden op het gebied van infosec, privacy of continuïteit

Daarom hebben we deze checklist samengesteld om u te helpen nadenken over wat u nodig heeft van uw managementsysteemsoftware. We raden u aan te zoeken naar een oplossing die alle tien de door ons genoemde kenmerken laat zien.

1. 'Alles-in-één-plek' werken

Mensen zijn druk. Het leren en schakelen tussen verschillende systemen neemt te veel van hun kostbare tijd in beslag. Het verhoogt ook de uitdagingen, kosten en complexiteit op het gebied van zoeken, kennisbeheer, coördinatie en contracteren.

Zoek naar een alles-in-één oplossing die vooraf is geconfigureerd met functies en functionaliteit voor de normen en voorschriften die u wilt bereiken. Houd ook rekening met flexibiliteit om toekomstbestendig te zijn.

2. Beveiliging van uw managementsysteemsoftware

Het kan zijn dat u zeer gevoelige informatie in uw managementsysteem bewaart. U moet er dus voor zorgen dat uw softwareoplossing volledig beschermd is tegen bedreigingen op het gebied van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid.

Zowel de softwareapplicatie als de provider moeten over inloggegevens beschikken en beveiligingsdiensten aanbieden zoals:

• UKAS geaccrediteerde ISO 27001-certificering voor de hele applicatie, organisatie en supply chain
• Onafhankelijke penetratietestcertificaat(en) voor de applicatie en de infrastructuur ervan
• Vertrouwen op naleving van de AVG naar ICO-niveaus
• Controles voor gebruikersrechten en privacy-instellingen
• Twee-factor authenticatie
• Eenmalig inloggen
• Opties voor beveiligingsinstellingen van de organisatie
• Uitgebreide verzekering voor het geval het ergste gebeurt

Zorg ervoor dat uw softwareleverancier over onafhankelijke referenties beschikt. Het mag niet afhankelijk zijn van beveiligingscertificeringen van derden (bijvoorbeeld datacenters).

3. Altijd bereikbaar

Uw beheersysteem moet veilig beschikbaar zijn voor u en andere geautoriseerde partijen, waar en wanneer zij dat willen. Ze moeten ook toegang kunnen krijgen tot hulp en ondersteuning als dat nodig is.

Zo kunnen u en uw team:

• Werk waar en wanneer dat nodig is om uw doelstellingen snel te bereiken
• Bouw het vertrouwen van klanten en andere belanghebbenden op door het eenvoudig te maken om uw managementsysteem te demonstreren wanneer u onderweg bent
• Reageer in realtime als en wanneer het ergste gebeurt

4. Gebruiksvriendelijk

Als uw systeem moeilijk te leren is, zullen minder mensen het leren en begrijpen. Als ze verder gaan, kun je problemen ondervinden bij het vervangen of zelfs gebruiken ervan. En hoe complexer een ISMS, BCMS, PIMS of IMS is, hoe kleiner de kans dat mensen eraan zullen voldoen.

Zorg ervoor dat het door u gekozen platform eenvoudig te leren, te begrijpen en te gebruiken is, op elk niveau.

5. Gestructureerd voor succes

Het implementeren van een nieuw managementsysteem is een grote uitdaging. Het hebben van een duidelijke structuur die moet worden gevolgd, maakt het hele proces veel eenvoudiger. Het helpt je gebruikers te enthousiasmeren door duidelijke voortgang te laten zien. Uiteraard moet u dit in de loop van de tijd kunnen aanpassen en uitbreiden, om uw managementsysteem toekomstbestendig te maken en herbewerking te voorkomen.

Zorg ervoor dat uw oplossing laat zien hoe u effectief kunt handelen en duidelijke, gedisciplineerde vooruitgang kunt boeken, terwijl u kunt meegroeien met een veranderende wereld en uw eigen organisatie.

6. Samengevoegd

De mensen die gegevens aan uw managementsysteem toevoegen, zijn mogelijk niet dezelfde mensen die er voordeel uit halen of deze beoordelen. We raden u daarom aan een oplossing te kiezen waarmee u gemakkelijk kunt zien hoe alles in elkaar past zodra uw ISMS, PIMS, BCMS of IMS eenmaal operationeel is.

Zorg voor duidelijke koppelingen en gemakkelijke navigatie van het werk. Het helpt u uw stakeholders het vertrouwen te geven dat uw managementsysteem in elkaar past en in de praktijk werkt.

7. Transparant

Het vertrouwen is standaard 'laag'. Uw belanghebbenden willen bewijs van het verrichte werk en inzicht in de veranderingen in de loop van de tijd. U moet laten zien hoe u werkt terwijl uw managementsysteem evolueert in overeenstemming met de veranderingen in uw organisatie en haar zakelijke omgeving.

8. Samenwerkend

Intern werken we zelden alleen. Er is ook steeds meer behoefte aan externe samenwerking. Zonder samenwerkingsfuncties die in uw beheersysteem zijn ingebed, kunnen de kosten voor coördinatie en delen hoog oplopen. Dat kan ook leiden tot risicovolle lacunes of verkwistend dubbel werk.

Zoek naar een ISMS-, PIMS-, BCMS- of IMS-platform dat volledige samenwerking ondersteunt, waardoor het voor interne en externe individuen en teams gemakkelijk wordt om samen te werken.

9. Inzichtelijk en actiegericht

U moet het gevoel hebben dat u de volledige controle heeft over uw managementsysteem. Dat moet u ook aan uw stakeholders bewijzen. Zoek dus naar een oplossing die het instellen van herinneringen en het maken van rapporten eenvoudig maakt. Dat zal u en uw team ook helpen betere, snellere beslissingen te nemen.

Zorg ervoor dat uw oplossing dynamische rapporten en automatische herinneringen bevat die het administratieve zware werk voor u doen.

10. betaalbare

Het rendement van een goed beheerd ISMS kan hoog zijn. Maar de kosten van de betrokken mensen en technologie moeten zinvol zijn als ze worden vergeleken met de waarde die gevaar loopt. Zorg ervoor dat de oplossingen waarnaar u kijkt, zowel financieel als veiligheidstechnisch zinvol zijn voor uw organisatie.

Zoek naar een managementsysteemoplossing die kosteneffectief kan worden geïmplementeerd, beheerd en verbeterd.