Hoe Healthcare RM de naleving stroomlijnt en auditors blij maakt met ISMS.online

Healthcare RM biedt een geïntegreerd raamwerk voor het beheer van de gezondheid van medewerkers en richt zich op de diverse risico's die bedrijven en de mensen daarbinnen met zich meebrengen. Met diverse afdelingen, waaronder bedrijfsgezondheidszorg, geestelijke gezondheidszorg, functionele gezondheid en meer, stemt het bedrijf zijn aanbod af op individuele klanten om een volledig geïntegreerde service te bieden en proactief het welzijn van medewerkers te ondersteunen.

Het team van Healthcare RM wist dat robuust kwaliteitsmanagement, informatiebeveiliging en cyberbeveiliging van cruciaal belang waren om het bedrijf te vestigen als een betrouwbare zorgoplossing.

Het bedrijf had met succes UKAS-certificering behaald voor ISO 27001, ISO 9001 en ISO 22301, maar was op zoek naar een eenvoudigere manier om de naleving te beheren. Voordat het ISMS.online-platform werd gebruikt, hield het bedrijf de naleving bij door bewijsmateriaal vast te leggen in spreadsheets en een documentbeheersysteem, en door handmatige herinneringen in te stellen voor essentiële risico- en beleidsbeoordelingen. Deze aanpak werkte voor het behouden van certificeringen, maar was een tijdrovend en onnodig intensief proces voor het team.

Healthcare RM had een oplossing nodig waarmee Adam en zijn team eenvoudig meerdere ISO-normen konden beheren, zodat ze toezicht konden houden op de algehele voortgang, taaktoewijzingen en voltooiingsstatus. Gebruiksgemak voor externe auditors was ook essentieel.

Healthcare RM heeft het ISMS.online-platform geïmplementeerd voor vereenvoudigde naleving en heeft het beheer van al haar drie bestaande UKAS-geaccrediteerde certificeringen (ISO 27001, ISO 9001 en ISO 22301) overgedragen.

Het platform stelt het team in staat om hun certificeringen eenvoudig onder één dak te bekijken en te beheren, waardoor de nalevingsinspanningen worden gecentraliseerd met een live dashboard dat een overzicht biedt van de voortgang en openstaande taken. "We gebruikten spreadsheets en het documentbeheersysteem, wat rommelig was", aldus Adam. "Nu we het ISMS.online-platform hebben, gebruiken we het als een strategisch overzicht – een helikopterperspectief op alles wat er speelt met onze drie certificeringen." Door ISMS.online te gebruiken naast hun bestaande documentbeheersysteem, heeft Healthcare RM het beheer van beleid, processen en bewijsmateriaal kunnen vereenvoudigen en tegelijkertijd de geautomatiseerde herinneringen van het platform kunnen benutten om acties uit te voeren en continue verbetering te realiseren.

Healthcare RM heeft onlangs de hercertificering voor de ISO 9001-, 27001- en 22301-normen behaald, wat de toewijding van de organisatie aan kwaliteit en informatiebeveiliging aantoont.

Het team gebruikte het ISMS.online-platform om de tijd en middelen die nodig zijn voor het naleven van de regelgeving te verminderen en het interne auditproces te versnellen. 
"We kunnen zien hoeveel taken er nog openstaan en aan wie ze zijn toegewezen. Vervolgens kunnen we mensen eraan herinneren dat ze moeten inloggen om die taken uit te voeren. Dat bespaart enorm veel tijd en geld", aldus Adam.

Het bedrijf heeft ook zijn externe auditproces aanzienlijk verbeterd met het ISMS online platform. Duidelijk gedefinieerde risico-, activa-, beleids- en controlegebieden zijn allemaal toegankelijk vanaf een centraal dashboard, waardoor auditors door de certificeringsprojecten van het bedrijf kunnen navigeren zonder verdere begeleiding van het Healthcare RM-team nodig te hebben. 

Dankzij een voortdurende inzet op naleving, kwaliteitsborging en governance, een focus op het leveren van de juiste oplossing voor de juiste klant en de hoog aangeschreven UKAS-accreditaties, kan het team Healthcare RM blijven positioneren als een betrouwbare leverancier bij aanbestedingsprocedures en gesprekken met potentiële klanten.

Ondanks het recent behalen van de hercertificering rust het Healthcare RM-team niet op zijn lauweren.

Adam en zijn team richten zich op continue naleving van de regelgeving en adviseren klanten zelfs over UKAS-accreditaties voor robuust kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging, terwijl ze tegelijkertijd mogelijke aanvullende normen voor risicomanagement in de gezondheidszorg in de toekomst overwegen. "We gebruiken het platform en onze certificeringen om onszelf te verbeteren en een nog betere service aan onze klanten te bieden, zodat ze erop kunnen vertrouwen dat we op alle mogelijke scenario's voorbereid zijn", aldus Adam.